Lors de ses déplacements pour rejoindre son lieu de travail, le salarié fait souvent appel aux moyens de transports existants. Cette charge est entièrement à la charge de son entreprise. Elle se matérialisera par un remboursement ou l’adjonction d’un gain fixe ou variable au niveau des revenus du salarié. L’on sous-entendra « indemnité kilométrique » lorsque le moyen de transport utilisé est un véhicule personnel. Ce frais kilométrique possède plusieurs modes de calcul définis par le barème kilométrique établi par l’administration, à savoir le « réel » et le « forfait ». À noter que cette entité prend en main cette tâche puisque cette somme est exempte de taxe lors des déclarations des revenus.
Le réel de l’indemnité kilométrique
Pour chaque exercice, l’administration fiscale publie un tableau des barèmes kilométriques à appliquer sur le calcul des indemnités des salariés qui utilisent leur véhicule personnel pour rejoindre leur lieu de travail. Il faudra noter, avant de se lancer dans les estimations, que la distance entre le domicile et l’entreprise ne doit pas excéder 40 kilomètres. Le dépassement autorisé au niveau de kilométrage est de 80 km, sauf exceptions comme une mutation ou une contrainte professionnelle.
Ainsi, ce sera cette distance qui sera considérée dans les calculs, avec en complément la puissance fiscale du véhicule (CV). Cette dernière fixera le taux (compris entre 1 et 6%) suivant le kilométrage effectué. Celui-ci sera le multiple du CV, le tout additionné facultativement d’un élément variable à partir de 200 unités suivant les tableaux communiqués.Logiquement, le gain sera différent d’un scooter à un véhicule en passant par une moto. À noter que le vélo possède un taux fixe de 25% sur le kilométrage effectué puisqu’il n’y aura pas de puissance fiscale pour ce moyen de transport.
Comment générer l’indemnité kilométrique au réel ?
Le résultant sera la part à déduire des revenus lors des déclarations. Il faudra uniquement inclure un aller-retour par jour lors du prélèvement des kilométrages effectués. Avec les frais réels, il y aura encore la possibilité d’ajouter les frais de stationnement et de péage, les intérêts relatifs à un crédit automobile. Pour en bénéficier, une déclaration spécifique est à faire, et ce avec les justificatifs nécessaires. Ces éléments annexes sont aussi plafonnés par le barème de l’administration. Mais normalement, l’indemnité kilométrique au réel considère seulement les frais de carburant, la réparation et l’assurance du véhicule personnel utilisé à des fins professionnels.
Les salariés peuvent lancer les démarches « à date » avec l’objet des dépenses et les pièces nécessaires, ou opter pour un calcul généralisé. Ce dernier sera aisé à réaliser si les déplacements sont plus ou moins fixes. L’on préfèrera la déduction à la date dans le cas contraire afin d’éviter les complications liées aux justificatifs à fournir.
Peu de calcul à faire avec l’indemnité kilométrique forfaitaire
C’est le mode de calcul qui serait à préférer pour les salariés qui ne veulent pas avoir des tâches administratives importantes quant à leur indemnité kilométrique. En effet, un taux de 10% est appliqué linéairement sur les gains pour tirer la somme correspondante de ces avantages. Vis-à-vis de la fiscalité, il suffit de choisir ce régime lors de la déclaration de revenus. Au sein d’une entreprise, cette forme d’indemnité serait assimilable au droit du salarié aux frais de déplacement qui sont inclus dans ses revenus comme étant des avantages. Comme toute indemnité kilométrique, elle sera exonérée de cotisations.