Face aux obligations de confidentialité dans le monde du travail, le respect du secret professionnel est essentiel, tout particulièrement pour la diffusion d’informations par Internet. L’émail est un outil d’affaires important dont peu d’organisations peuvent se passer. Cependant, après des fuites d’informations et des procès médiatisés, les entreprises sont de plus en plus conscientes qu’en utilisant simplement le courriel, ils peuvent s’exposer à un certain nombre de menaces légales. L’un des moyens pour minimiser ces risques juridiques est d’ajouter une clause de non-responsabilité ou de confidentialité à chaque courriel envoyé.
Définition de courriels
La loi pour la confiance dans l’économie numérique sous le n° 2004-575 en date du 21 juin 2004 définit le courriel dans son article IV comme « tout message, sous forme de texte, de voix, de son ou d’image, envoyé par un réseau public de communication, stocké sur un serveur du réseau ou dans l’équipement terminal du destinataire, jusqu’à ce que ce dernier le récupère ». En revanche, vous l’aurez remarquer que cette définition ne met en pas en lumière le caractère privé ou privé des messages.
Les avis de non-responsabilité ou de confidentialité contribuent à vous protéger
En limitant la responsabilité de l’expéditeur, en informant le destinataire de la nature confidentielle du contenu et d’autres informations et en demandant que tout courriel envoyé par erreur soit immédiatement détruit, on contribue grandement à protéger une entreprise grâce à l’inclusion d’une clause de non-responsabilité automatique à la fin de tous les courriels. Ainsi, l’inclusion d’une clause de non-responsabilité vous permettra non seulement d’indiquer clairement que le contenu du courriel est confidentiel et qu’il était destiné à un destinataire particulier, mais elle protégera également contre toute utilisation abusive de ces renseignements dans la mesure du possible.
Les courriels sont devenus la principale méthode de communication. Ainsi, plus le nombre de courriels envoyés par les employés de l’entreprise augmente, plus le risque d’erreur augmente. Comme c’est le cas, il est essentiel que les courriels, qu’ils contiennent ou non du matériel confidentiel, comprennent au moins une clause de non-responsabilité.
Comment se présente l’avis de confidentialité d’un courriel ?
Il s’agit d’une note en bas de page ajoutée à la signature mail qui informe le caractère confidentiel du message. Comme expliqué dans la définition, il n’est pas encadré par la loi. Généralement, l’avis de confidentialité comporte des points concernant les différents dommages que peuvent engendrer les informations diffusées. Les avis de confidentialité sont différents d’une entreprise à une autre en fonction de leur souhait.